E-mailen doe je zo

Jenny Westra - Friday, March 31, 2017

In het dagelijkse contact met onze doelgroepen is e-mail een belangrijk communicatiemiddel. Maar ‘even snel een e-mailtje versturen’ kan soms een ongewenst negatief effect hebben. Juist omdat het verzenden van een e-mail zo snel gaat en je soms al op de verzendknop hebt gedrukt voordat je het door hebt, laten mensen er vaak slordige fouten in staan. En beseffen dan niet dat dat tegen hen kan werken, omdat e-mails vaak ook voor officiële correspondentie worden gebruikt. Als je je houdt aan een paar simpele regels, maak je van je e-mail een effectief communicatiemiddel.

A: Vul een duidelijke onderwerpregel in
Mensen ontvangen vaak tientallen e-mails per dag. Zorg dus dat de lezer meteen weet waar hij aan toe is.Dat doe je door altijd een kort, duidelijk onderwerp in te vullen in het onderwerpveld. Laat die regel niet blanco, maar geef in een paar woorden aan wat de kern van je e-mail is.

B: Geef je mailtjes een goede structuur
Juist omdat mensen vaak zoveel mailtjes ontvangen, houd je ze zo kort mogelijk. Denk daarbij aan een goede opbouw. De inleiding moet ijzersterk zijn: wat is de aanleiding van je mail? Je doel? Je onderwerp? Daarna volgen twee of drie tekstblokken waarin je ingaat op de kern. Een handige hulp daarbij is het beantwoorden van de vragen: wie, wat, waar, wanneer, hoe en wanneer. Vergeet niet je mail ook goed af te sluiten.

C: Per tekstblok één boodschap
E-mails bestaan gemiddeld uit twee of drie tekstblokken. Wil je meer vertellen? Dan is het slimmer om je boodschap uit te smeren over meerdere e-mails. Zo schiet je je doel niet voorbij en vergroot je de kans dat je mails ook écht gelezen worden.

D: Maak onderscheid tussen een zakelijke en een persoonlijke e-mail
Er is een duidelijk verschil tussen wat je in een formele en wat je in een informele e-mail plaatst. Schrijf je een persoonlijke mail aan een vriend, dan kun je probleemloos gebruik malen van afkortingen, smileys of bijvoorbeeld woordgrapjes. Doe dat echter vooral niet in formele, zakelijke mails.

E: Verstuur je mail pas nadat je hem zorgvuldig herlezen hebt
Herken je dat? Van die e-mails die bol staan van de spel- en tikfouten? Zulke slordige mails irriteren de lezer mateloos en kunnen tegen je gaan werken. Waarom zou je vertrouwen hebben in een bedrijf dat niet eens de moeite neemt om zijn e-mails op fouten te controleren? Neem bij (belangrijke) e-mails dus echt de tijd om de tekst kritisch na te (laten) lezen vóór je op de verzendknop drukt!

Heb je moeite met tekstschrijven? Of er gewoon de tijd niet voor? Bedrijfsjournalist Jenny Westra biedt je graag de helpende hand.  

Bel 023-5842380 of vul het contactformulier in.

 

 



Reacties
Post has no comments.
Laat een reactie achter!




Captcha Image

Nieuwsbrief

Meld je hier aan voor mijn nieuwsbrief